Excel también puede ser un sistema informático de facturación

La DGT analiza cuándo una hoja de cálculo queda sometida al RSIF

La Dirección General de Tributos (DGT) ha establecido que una plantilla Excel puede llegar a ser considerada un sistema informático de facturación (SIF) cuando sus funcionalidades permiten soportar procesos de facturación. Así lo determina la Consulta Vinculante V1064-26, de 13 de mayo de 2026, en la que se analiza si una herramienta creada por un asesor fiscal para sus clientes queda sometida al Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023.

La resolución aclara que el hecho de utilizar una hoja Excel no implica, por sí solo, quedar fuera del ámbito del Reglamento. La clave reside en las funciones que desarrolla la herramienta y en si interviene en la generación, tratamiento o conservación de información relacionada con la facturación.

La diferencia entre asesoramiento fiscal y facturación

El caso analizado parte de la actividad de un asesor fiscal y graduado social que presta servicios a autónomos y pequeñas empresas. Para sus clientes, había desarrollado un sistema compuesto por un formulario web y una plantilla Excel personalizada.

El formulario permitía introducir datos fiscales como la actividad económica, el tipo de IVA o las retenciones aplicables. Posteriormente, generaba una plantilla adaptada a la operación concreta. El archivo Excel descargado por el cliente incluía determinados parámetros fiscales y realizaba operaciones matemáticas, pero no almacenaba facturas ni generaba históricos o libros registro.

El consultante defendía que la herramienta constituía únicamente un apoyo a su actividad profesional de asesoramiento fiscal. Sin embargo, la DGT recuerda que la aplicación del RSIF no depende de la finalidad declarada por el creador, sino de la función efectiva que desempeñe la herramienta.

El funcionamiento determina si existe un sistema informático de facturación

La DGT distingue entre dos obligaciones diferentes. Por un lado, se encuentra la obligación de expedir facturas. Por otro, la obligación de que los sistemas informáticos utilizados para soportar procesos de facturación cumplan los requisitos previstos en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria.

El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación desarrolla exclusivamente esta segunda obligación. Por ello, antes de determinar si una aplicación queda sometida al RSIF debe analizarse si realmente existe una actividad de facturación o si únicamente se presta un servicio profesional de asesoramiento.

No obstante, la Administración señala que tampoco puede afirmarse que una hoja Excel quede excluida automáticamente. Las hojas de cálculo, bases de datos u otros programas pueden convertirse en sistemas informáticos de facturación si permiten introducir datos, procesarlos o conservar información vinculada a las facturas.

Obligaciones para productores y comercializadores

En caso de que una herramienta Excel sea considerada un sistema informático de facturación, quien la desarrolla podría adquirir la condición de productor o comercializador conforme al artículo 3.2 del Real Decreto 1007/2023.

Esto supondría la obligación de comercializar únicamente sistemas adaptados al Reglamento, emitir la declaración responsable prevista en el artículo 13 del RSIF y cumplir los requisitos técnicos establecidos en el artículo 8 de la norma.

La consulta confirma que el análisis debe realizarse caso por caso, atendiendo a las capacidades reales del sistema y no al formato utilizado.

Un criterio relevante para asesores y desarrolladores

La Consulta Vinculante V1064-26 consolida la interpretación de la DGT sobre el alcance del concepto de sistema informático de facturación. La utilización de herramientas sencillas, como una plantilla Excel, no evita la aplicación del RSIF cuando estas participan en procesos propios de facturación.

Por ello, asesores fiscales y desarrolladores deberán revisar las funcionalidades de las herramientas que proporcionan a sus clientes para determinar si quedan sometidas a las obligaciones previstas en el Real Decreto 1007/2023.